旅行幹事の全仕事とは！
旅行幹事がすべき役割と全仕事のご紹介
■旅行幹事になったら当日までのスケジュールを組もう！
- 交通機関やホテル、旅館の情報を集めて、今回の旅行のイメージ・企画を検討、決定します。
- 決定した計画内容から、旅行会社、貸切バスの運営会社（ネットからの相談も可能）に相談・見積もり依頼します。
- 資料・パンフレット・見積もりをもとに旅行会社、貸切バスの運営会社等との打ち合わせ、旅行内容の確認を行います。
- 交通機関、宿泊先の手配・予約を実行します。
- 参加者と打ち合わせ、旅行内容のレビュー、旅行のしおりや資料の制作などを行います。慰安旅行などは、出来るだけ楽しいしおり作りに努めましょう。
- 各種旅行代金の支払いを行います。
- 事前準備・最終確認・買出し等を行います。
- 出発当日
- 宴会の準備（宴会場）
- 宴会の幹事（宴会場）・２次会の確認
- 帰りの支度、清算すべき支払い等を行います。（忘れ物チェックは結構重要です。）
旅行幹事の仕事のおおまかな流れは、このようになります。
これらをたった一人で行うのは大変です。
上司の助言を仰いだり、旅行幹事の経験者（前年担当者等）や周りの同僚等の協力者の手を借りながら、計画に基づいて着々と進めていきましょう。
次の項目では、もう少し、各項目について噛み砕いて見ていくことにします。
旅行の日にち、行き先、コースなどを決める
前年の旅行幹事担当者さんとの引継ぎで手間を軽減しよう！
前回の社員旅行幹事の担当者さんから直接そのノウハウを聞き取り調査すれば、手間は大幅に軽減できます。
その際に絶対聞きたいポイントは以下のようになるでしょう。
ご参考まで！
日時、スケジュールの確認
特に企業の社員旅行の場合は、毎年の旅行日程は同じ時期（季節）だと思います。
旅行の形態、目的などの確認
温泉旅行なのか、貸切バスを使った観光旅行なのかなど、旅行の形態を検討、確認します。
毎年、同じような旅行では参加者も飽きてしまいますので、そこは工夫するようにしましょう。
行き先等の検討
海、山、どこの観光地なのか。
やはり、今まで行ったことのある方面は避けた方が無難です。
幹事さんの創意工夫を取り入れて、オリジナリティ溢れる社員旅行にしたいものです。
幹事さんの腕の見せ所（？）でもあります。
これらをもとに、旅行のイメージを決定するために、参加予定者の希望を聞くのは大切です。
アンケート用紙を配ったり、メールでの調査、人数が少ないなら直接きくのもいいでしょう。
そこから幹事さんのアイデアや昨年の傾向を取り入れながら、今回の旅行イメージを作っていきます。
旅行の目的（会社の意向等）も忘れずに取り入れるようにします。
旅行のイメージをもとに、旅行会社に相談しましょう。
無理なスケジュールや、お天気に左右されやすいなどの不備を発見できます。
検討した内容を旅行会社に相談します。
出来るだけ早く伝えることが大切です。混雑する日程や人気のあるプラン、スポット、ホテルなどは早めにおさえないとすぐ埋まってしまいます。
旅行会社からは希望する旅行内容に沿った行程表、見積もり表、資料、パンフレットを取り寄せることができます。このとき、旅行会社によっては費用がかかることがあるから注意が必要です。
たいていの旅行会社では、きちんとした対応で、専属の担当が付いてくれるはずです。
幹事としての手間を省くためや、打ち合わせをスムーズに重ねるためにも、担当者さんに来社してもらいましょう。
社員旅行などは、旅行会社にとっても大変おいしいオファーです。
遠慮なく依頼しましょう。
喜んで来てくれるはず。
交通機関、貸切バスを決める
貸切バスならガイドさんが幹事さんの強い味方に！
「たびの足」の貸切バスの場合は、
大型（４５〜６０名乗り）
中型（２５名乗り）
小型（２１〜２５名乗り）
マイクロバス(１８〜２５名人乗り)
と各種ご希望に応じて選ぶことができます。
後部座席がサロンタイプになる貸切バスでの旅行は、乗ってすぐ飲食をしたり、カラオケなどを楽しみながら観光地に向かうことができることが最大のメリットといえます。
また、ガイドさんの同行ももちろん可能です。料金が若干割増になりますが、お願いした方が幹事さんの心強い相談役になってくれるのでお勧めです。プロですから参加者への心配りや、旅行の管理等、任せることができます。
貸切バス、貸切タクシーは「たびの足」にお任せ下さい。
旅行の行き先、ホテル、温泉旅行なら温泉を決定する
行き先は男女の比率で人気スポットが変わることも。。。
《旅行の行き先をどこにするか？》
これは、やはり参加者の男女の割合で行き先は、かなり違ってくることが予想できます。
男性が好む温泉もあれば、女性誌等で紹介されるような女性に人気の温泉スポットもあります。
★女性が多い場合の行き先のポイント
・眺めの良い温泉・宿（ホテル）を選ぶ
・食事がおいしい、食事にこだわりがある宿（ホテル）
・売店、食事処（夜食含む）が充実している
・かわいいアクセントやキャラクターを扱うホテルや宿
（浴衣や、お花、マスコットや女性限定のプレゼントなど）
★男性が多い場合の行き先のポイント
・温泉街のある温泉・宿を選ぶ（男性は出歩くパターンが多いため）
・露天風呂、サウナなどが充実した温泉・宿（ホテル）
・宴会プランが充実した温泉・宿（コンパニオン派遣や2次会）
・美味しい地酒・地ビールが飲める宿（ホテル）
ホテルは料金で選ぶのではなく、必ず内容で選択します。
企画もの・プランもので選んで、パンフレットの写真を過信することも注意。
旅行会社の担当者へは、実際がどうなのか、現実の状態を聞き出すために上手く質問してみましょう。
また、同じホテルでも部屋、建物がパンフレットの写真と違ったりすることもありますので、担当者に確認した方がいいでしょう。
《温泉旅行なら、温泉の源泉を必ず確認しましょう。》
行き先が温泉地に決定したら、確認したいポイントは以下のようになります。
1.露天風呂があるかどうか？
2.浴場からの眺めがよいか？
3.浴場の大きさは十分か？
4.ジャグジー、サウナ、露天風呂などの設備はどうか？
5.お湯が源泉かどうか？
温泉旅行の場合は、当然、温泉の良し悪しが最大のポイントになります。参加者が十分に楽しめる温泉であることが最低条件といえるでしょう。
また、風呂上りに休憩所でビールやジュース等を無料で提供している宿も少数ですがあります。ちょっとしたサプライズ！？
こういったサービスを上手く利用して幹事としてのカブをあげましょう。
マメな打ち合わせと事前の準備を抜かりなく！
打ち合わせは先に要望等、参加者の意見をまとめてから行う
通常業務の合間でちょっと大変ですが、打ち合わせはこまめに実施するようにします。
打ち合わせの前までに参加者からの細かい質問、要望等をリストアップしておけば無駄に時間が長引くことはなくなります。
★宴会のプラン
★バスの席順決め
★全体の段取り流れの確認
★部屋割り
★２次会を実施するか、しないか
などの確認をします。
また、バスの車中や宴会でのイベントを行うのなら、その内容と進行についても確認します。
旅行会社に料金の入金を終えると、ヤレヤレですが、確認することはまだあります。
バスの時間
出発のチェック
積み込みチェック
集合場所
時間
当日の天候
イベントを行うならその景品など
など。
また、 参加人員は直前まで増減が出やすいのでこまめにチェックが必要です。
全体の流れをシュミレーションしておきましょう。
当日の進行表を作っておくと大変役立ちます。
| 貸切（観光）バス・貸切タクシーの主な種類・料金 | |||
| 貸切（観光）バス | 貸切（ジャンボ）タクシー | ||
 マイクロバス （定員１８〜２５名）  |
 小型バス （定員２１〜２５名） |
 小型タクシー （定員４名） |
 中型タクシー （定員４名） |
 中型バス （定員２５名） |
 大型バス （定員４５〜６０人） |
 ハイヤータイプ （定員４名） |
 福祉タクシー （定員６〜８名） |
 ジャンボタクシー （定員９名） |
 ジャンボタクシー （定員７名） |
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